Klachtenreglement
InleidingMet betrekking tot het klachtenreglement wijzen wij in de eerste plaats op het in acht nemen van de normale gedragsregels. Hiermee doelen wij op de uitgangspunten van een gezonde omgangsvorm, waarbinnen respect; eerlijkheid; openheid en samenwerking centraal staan.
Jobcoaching De Bakfiets heeft open communicatie en het bouwen op wederzijds vertrouwen hoog in het vaandel staan. Vanuit dit oogpunt is ons uitgangspunt dat zaken die niet naar wens verlopen eerst in een persoonlijk gesprek met de jobcoach besproken worden. Omgekeerd kunt u van de jobcoach hetzelfde verwachten.
Mocht er na goed overleg geen bevredigende oplossing gevonden worden dan is het zeer gewenst dat u uw klacht schriftelijk kenbaar maakt. Jobcoaching De Bakfiets ziet dit als een gewenste vorm van feedback op haar functioneren en vindt het dus ook belangrijk op een gedegen manier met uw klacht om te gaan en er in de toekomst lering uit te trekken.
Algemeen1. Jobcoaching De Bakfiets staat voor een snelle en zorgvuldige klachtafhandeling.
Correspondentie
2. Correspondentie tussen Jobcoaching De Bakfiets en degene met de klacht gaat bij voorkeur per brief. Uiteraard kan het ook per e-mail, maar daar gaat de voorkeur niet naar uit.
Procedure
3.1
Klachten kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden ingediend.
3.2
De klacht is vormvrij.
3.3
Na ontvangst van de klacht stuurt Jobcoaching De Bakfiets een bevestiging dat de klacht in behandeling is genomen.
3.4
Binnen drie werkdagen na ontvangst van de klacht stuurt Jobcoaching De Bakfiets een bevestiging dat de klacht in behandeling is genomen.
3.5
Jobcoaching De Bakfiets kan aan degene met de klacht een of meerdere verzoeken tot nadere informatie en/of argumentatie doen.
Tevens kan aan degene met de klacht medewerking worden gevraagd voor het opvragen van informatie bij derden.
3.6
Als naar het oordeel van Jobcoaching De Bakfiets de klacht volledig is, zal de klacht in behandeling worden genomen.
3.7
Jobcoaching De Bakfiets zal binnen vijf werkdagen in een schriftelijke reactie op de klacht reageren.
Degene met de klacht ontvangt hiervan een afschrift.
3.8
Op verzoek van degene met de klacht wordt hij/zij telefonisch gehoord door de klachtenfunctionaris.
Hiervan wordt een verslag gemaakt. Jobcoaching De Bakfiets ontvangt een afschrift en krijgt drie werkdagen de tijd om hier schriftelijk op te reageren.
Degene met de klacht ontvangt hiervan een afschrift.
4.1
Jobcoaching De Bakfiets kan tussentijds voorlopige en definitieve (deel)beslissingen nemen.
Voorlopige (deel)beslissingen gelden voor de duur van de klachtenprocedure. Een dergelijke (deel)beslissing wordt onmiddelijk na het nemen ervan aan degene met de klacht meegedeeld.
4.2
Uiterlijk 2 weken na ontvangst van het verweerschrift van Jobcoaching De Bakfiets, zoals genoemd bij punt 3.6 dan wel genoemd bij een telefonische hoorzitting punt 3.8, een definitieve beslissing omtrent de inhoud van de klacht.
Deze termijn kan onder bijzondere omstandigheden worden verlengd.
4.3
De inhoud van de beslissing wordt onmiddelijk na het nemen daarvan per brief aan degene met de klacht en de directeur van Jobcoaching De Bakfiets medegedeeld.
4.4
De beslissing wordt met reden omkleed.
Als de beslissing een bekrachtiging van een eerdere in de klachtenprocedure genomen beslissing betreft, kan worden volstaan met een verwijzing naar de argumentatie daarvan.
4.5
Na het nemen van de beslissing is het voor degene met de klacht niet meer mogelijk om over dezelfde feiten en omstandigheden bij Jobcoaching De Bakfiets een nieuwe klacht en/of nadere argumentatie te geven die zou moeten leiden tot een nadere beslissing.
Omtrent nieuwe feiten en/of omstandigheden dient een nieuwe klacht te worden ingediend, met inachtneming van de bepalingen van dit reglement.
4.6
Jobcoaching De Bakfiets heeft het recht om van deze procedure af te wijken indien dit in het voordeel is van degene met de klacht.
4.7
Het staat degene met de klacht vrij om zijn/haar klacht ter beoordeling aan de opdrachtgevende uitkeringsverstrekkende instantie voor te leggen.